Nieuwe bestuurlijke structuren

Introductie

Haarle is een actief dorp met een hechte samenleving en een grote verscheidenheid aan sport- en cultuurverenigingen. Echter door de toenemende individualisatie van de samenleving wordt het steeds lastiger voor de verenigingen en stichtingen om over voldoende (nieuwe) bestuursleden te beschikken. Hierdoor is een kleine groep inwoners bij meerdere organisaties betrokken en draagt deze groep een groot deel van de verantwoordelijkheid. Coördinatie en gezamenlijk overleg moet voorkomen dat er te veel activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden of dat er concurrentie ontstaat tussen de organisaties in het werven van leden, actieve vrijwilligers of fondsen. Richting de gemeente is er sprake van gezamenlijk optreden, waarbij het Plaatselijk Belang Haarle als aanspreekpunt voor de gemeente een centrale rol vervuld. Werkgroep 6: Nieuwe Bestuurlijke Structuren werd door de inwoners opgezet om de uitwisseling van ideeën en plannen te versterken en een visie te ontwikkelen over eventuele nieuwe organisatie vormen voor sport en cultuur.

De opdracht

De werkgroep stelde haar opdracht als volgt vast:

  1. Hoe waarborgen wij, bij afnemende aantallen inwoners, de kwaliteit van het Bestuur van sport- en cultuurverenigingen in ons dorp en hoe coördineren wij het beste onderling.
  2. Hoe verankeren wij commerciële en niet-commerciële instellingen, die noodzakelijke dienstverlening ondersteunen in ons dorp, voor de toekomst. Daarbij de vraag hoe vrijwilligers langdurig te verbinden zijn aan nieuwe taken en diensten.
  3. Hoe ondervangen wij de overdracht van huidige diensten en taken van de overheid, die als onderdeel van de ‘participatiemaatschappij’, de verantwoordelijkheid worden van de inwoners van Haarle.

De overeengekomen stappen om het plan te realiseren:

  1. Instellen van de werkgroep bestuurlijke structuur: van bewoners, vertegenwoordigers van het Plaatselijk Belang Haarle en andere verenigingen en besturen.
  2. Onderzoeken bij welke verenigingen en stichtingen versterking gewenst is van de besturen, mede gelet op de ontwikkeling van de “participatiemaatschappij”, die een grotere zelfredzaamheid en verantwoordelijkheid van burgers verlangt.
  3. Een plan ontwikkelen voor de versterking van besturen met o.a. aandacht voor het werven van vrijwilligers voor bestuursfuncties, het ondersteunen van vaardigheden van bestuursleden, de tijdsduur van zitting in een bestuur e.d.
  4. Het maken van afspraken tussen besturen van verenigingen/stichtingen en het bestuur van het Plaatselijk Belang Haarle inzake coördinatie en onderlinge afstemming, mede gelet op de rol van het Plaatselijk Belang Haarle bij de dorpsbudgetten leefbaarheid, die de gemeente vanaf 1 januari 2014 verstrekt aan plaatselijk belangorganisaties.
  • Uitvoeren van het plan, zo nodig met externe ondersteuning.

De werkzaamheden

In samenwerking met het Plaatselijk Belang Haarle heeft Werkgroep 6 meerdere bijeenkomsten georganiseerd voor de besturen van Haarlese verenigingen en stichtingen. De avonden waren gericht op het begrip krijgen voor elkaars vraagstukken, het uitwisselen van ideeën, het onderling coördineren en/of het opzetten van samenwerking. Tevens werden ‘leer’ momenten gecreëerd door het inhuren van externe sprekers om specifieke onderwerpen te behandelen. Tijdens deze bijeenkomsten hebben meerdere discussies plaatsgevonden over vraagstukken die bij de besturen leven, behandelde onderwerpen zijn:

  • Bestuurssamenstelling
  • Financiën
  • Ledenbestand – groei/krimp
  • Vrijwilligers
  • Beheer gebouwen
  • Toekomstvisie

Om inzicht te verkrijgen in de ontwikkeling van het verenigingsleven in Haarle heeft de werkgroep in November 2014 een diepgaande enquête gehouden onder alle besturen in het dorp. De resultaten toonden aan dat enkele organisaties steun konden gebruiken, daar leden aantallen achteruitliepen of er financiële beperkingen werden ervaren.

Ook stelde de werkgroep vast, dat verenigingen meerdere clubhuizen en dorpsgebouwen in beheer hadden en dat meerdere stichtingen en verenigingen gelijke werkzaamheden ten dienste van het beheer uitvoerde. Deze faciliteiten werden door een verschillende besturen beheert. Deze opzet vraagt veel menskracht, geeft versnippering en geeft weinig overzicht en/of onderlinge coördinatie van beheerstaken voor vastgoed. De werkgroep stelde vast dat er over de jaren een overschot aan ‘vloeroppervlak’ is ontstaan in Haarle. Verenigingen hebben eigen onderkomens neergezet en deze worden langzamerhand te kostbaar om te onderhouden. De ene organisatie is goed in staat haar broek op te houden, terwijl anderen juist in financiële problemen komen. De werkgroep bekeek de vraag wie beslist welke vloeroppervlakken ‘oneconomisch’ zijn geworden en/of afgebroken dienen te worden. Ter ondersteuning van dit vraagstuk organiseerde de werkgroep een discussie met de betrokken verenigingen over het herstructureren van faciliteiten en het bereiken van een kostverlaging voor het gehele dorp.

Daarnaast heeft werkgroep 6 zich ingezet om de statuten van twee organisaties in Haarle onder de loep te nemen en te herzien:

  • Op verzoek van het Plaatselijk Belang Haarle werd een discussie gevoerd rond een herziening van haar statuten en stelde de werkgroep een aanbeveling op voor wijzigingen. Deze wijzigingen zijn later door de inwoners goedgekeurd.
  • Daarnaast werd op verzoek van het Bestuur Stichting Dorpshuis een discussie gevoerd over een aan de moderne tijd aangepaste bestuursvorm voor deze stichting. Hieruit is een voorstel tot wijziging van de statuten opgesteld die later werd goedgekeurd door het bestuur.

Daar de samenleving continue in beweging is zullen veranderingen in het dorp blijven plaatsvinden. Een drukker gezinsleven en een meer individualistische opstelling van inwoners, vormen een bedreiging voor het traditionele verenigingsleven in Haarle. De inwoners zullen het verenigingsleven actief moeten blijven ondersteunen, indien zij een gevarieerd aanbod van diensten en dus de leefbaarheid van Haarle willen behouden.